Hari-hari di kantor yang ramai dengan puluhan karyawan berpakaian formal sudah lama berlalu. Metode kerja tradisional telah digantikan oleh metode kerja yang lebih baru dan lebih hemat biaya, seperti virtual office jakarta pusat.
Berikut beberapa langkahnya:
-
Miliki Strategi
Strategi yang baik dapat menyelamatkan Anda dari keharusan berjuang di kemudian hari. Saat membuat virtual office, catat hal-hal yang harus dilakukan dan pastikan Anda telah merencanakan seluruh prosesnya. Meskipun Anda tidak bekerja di ruang kantor biasa, Anda tetap perlu membuat strategi.
Ini tidak terlalu berbeda dari apa yang biasanya Anda lakukan jika Anda bekerja secara tradisional. Dasar-dasar bisnis tidak berubah, begitu pula tujuannya.
Beberapa bidang yang memerlukan perencanaan adalah:
-
Analisis Pasar
-
Analisis pesaing
-
Proposisi Nilai
-
Struktur perusahaan
-
Sasaran pasar
-
Strategi pemasaran
-
Arus Masuk Keuangan
-
-
Pekerjakan Orang yang Tepat
Sebuah ide mungkin lahir dari satu pikiran, tetapi perlu diimplementasikan oleh sebuah tim. Dengan cara kerja yang tidak lazim, menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu dapat menjadi tantangan. Beberapa karyawan mungkin membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan sistem baru, sementara beberapa mungkin tidak perlu menyesuaikan sama sekali.
Dengan virtual office jakarta, kumpulan bakat yang dapat Anda pilih untuk tim Anda berkembang secara signifikan, bahkan mungkin menjadi global. Fleksibilitas dalam pekerjaan adalah sesuatu yang dicari sebagian besar karyawan, dan itu dapat menarik bakat untuk datang dan bekerja untuk Anda.
-
Siapkan Alamat Kantor
Jika Anda bekerja secara virtual, Anda masih perlu menerima email. Surat ini dapat berupa dokumen resmi atau korespondensi klien. Selain itu, mungkin ada rintangan peraturan, yang mungkin mengharuskan Anda memiliki lokasi fisik kantor dan detail kontak.
Terlepas dari birokrasi, yakni bermanfaat bagi citra publik perusahaan untuk memiliki alamat kerja yang profesional. Ada beberapa penyedia layanan untuk alamat virtual. Mereka memberikan Anda alamat fisik untuk menerima surat dan dokumen lainnya. Setiap kali mereka menerima email yang ditujukan untuk Anda, Anda mendapatkan pemberitahuan atau pesan dari ruang surat digital.
Anda kemudian dapat memilih tindakan lebih lanjut mengenai paket tersebut. Anda dapat membukanya dan memindai dan mengirimkannya kepada Anda, atau ditahan, atau dihancurkan. Sekarang, Anda tahu cara membuat alamat virtual office.
-
Siapkan Telepon Kantor
Mirip dengan alamat, nomor telepon adalah sesuatu yang wajib. Sistem telepon virtual menggunakan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP), dan semua komunikasi dilakukan melalui internet. Dengan VoIP, Anda mendapatkan nomor telepon biasa tetapi tanpa harus mendapatkan telepon rumah fisik.
Anda dapat menggunakan sistem VoIP di ponsel atau laptop Android/iOS dan komputer Anda menggunakan Windows atau Mac. Ini menyelamatkan Anda dari keharusan membeli perangkat keras tambahan seperti telepon meja.
-
Dapatkan Alat yang Diperlukan
Sangat penting bagi Anda diperlengkapi dan dipersiapkan dengan baik untuk menjalankan virtual office Anda seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Untuk tujuan ini, Anda memerlukan beberapa alat yang dapat membantu kemajuan pekerjaan Anda dengan lancar. Mereka dapat berupa perangkat lunak produktivitas, layanan penyimpanan, platform penjadwalan, dan banyak lagi. Mari kita bahas contohnya!
Penyimpanan cloud adalah sesuatu yang Anda perlukan jika Anda bekerja di luar virtual office. Jaga agar data Anda tetap aman dan terlindungi sambil tetap mudah diakses di seluruh bisnis. Alat seperti Trello membantu menjaga tim pada halaman yang sama dan mengelola banyak tugas personel secara efisien. Layanan lain juga menawarkan alat faktur online dan pelacak produktivitas. Mereka dapat membantu Anda melacak jam kerja dan waktu istirahat karyawan.
-
Memiliki Asisten Virtual
Asisten virtual membantu Anda mendelegasikan tugas yang tidak penting dan menghemat waktu untuk hal-hal penting. Tugas-tugas ini dapat terkait dengan sumber daya manusia, penjadwalan tugas, atau aktivitas organisasi lainnya. Asisten Virtual dapat berspesialisasi dalam satu area tertentu atau mengambil semuanya di bawah payung mereka.
Apa pun masalahnya, mereka terbukti sangat berharga dalam mengurangi beban kerja Anda, membuat Anda fokus pada gambaran besarnya.
-
Tetap Terhubung
Bekerja di virtual office, selain memiliki manfaatnya, juga menimbulkan serangkaian tantangan. Anda perlu berhubungan dengan tim Anda, tahu apa yang mereka lakukan, berkoordinasi dalam hal-hal yang mendesak, dan umumnya berada di halaman yang sama. Ini bisa sulit saat bekerja dari beberapa lokasi, dan itulah mengapa komunikasi yang efektif sangat penting.
Untuk menghilangkan potensi kesalahpahaman, Anda dapat menggunakan alat seperti Slack dan Zoom untuk tim virtual Anda. Mereka memungkinkan Anda untuk berhubungan dengan karyawan Anda terus-menerus. Anda juga dapat menggunakan alat manajemen produktivitas untuk mengoordinasikan pekerjaan di seluruh tim secara efisien.
